Pim on social business

Lotus Connections 3 is op 24 november officieel te downloaden. Lotus Connections 3 is geen schokkende versie met heel veel nieuwe functionaliteit. Gelukkig maar, want het is al een hoop functionaliteit en een gebruiker kan niet alles in 1 keer behappen. Wel zijn er een aantal onderdelen beter uitgewerkt. Een overzicht van wat er nieuw en verbeterd is.

homepage

Een nieuwe gebruiker krijgt op de homepage eerst een pagina te zien waarop een aantal stappen staan die hij/zij kan volgen om een idee te krijgen wat Lotus Connections kan betekenen. Het fraaie van deze pagina is dat zij configureerbaar is. Je kunt dus als bedrijf zelf de stappen bepalen en zelf de trainings films die je gemaakt hebt erin zetten. Een perfecte mogelijkheid dus om je adoptie strategie een goede start te geven en de gebruiker aan het handje te nemen en door Lotus Connections heen te loodsen.

e-mail digest

Ik vind de e-mail digest van LinkedIn of Plaxo erg goed. Het geeft je snel een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen in je netwerk van de laatste week. Lotus Connections heeft dit nu ook. Wat ik sterk vind, is dat je zelf kunt configureren wat voor informatie je dagelijks, wekelijks en maandelijks wilt ontvangen.

subcommunities

Wat me opvalt bij klanten is dat communities op voorhand een van de favoriete onderdelen is van Connections. Je stuit echter op wat weerstand als je uitlegt dat het handig is om dit openbaar te maken. Veel mensen vinden het toch spannend als collega’s ‘zomaar’ mee kunnen kijken. Het nadeel van versie 2.5 is dat je besluit om de community openbaar te maken, dit geldt voor de hele community. Dus bepaalde bestanden die je even niet wilt delen (denk aan spannende financiele informatie) kun je dan niet kwijt in de community, of mensen gooien een community dicht voor slechts een klein aantal bestanden.

In versie 3 kun je subcommunities maken. Nu kun je bijvoorbeeld bij een grote internationale organisatie een HR community maken en per land een sub-HR community. Maar waar ik het handig voor vind, is dat je een subcommunity kunt maken met andere rechten. Je kunt dus als HR een openbare community maken met informatie die je wilt delen en een subcommunity voor een beperkt aantal mensen waarin je werkt aan informatie die nog niet openbaar mag worden.

forums

Forums is losgetrokken uit Communities en heeft nu eigen bestaansrecht. Goede zet, maar wat ik een handige toevoeging vind, is dat je een post kunt markeren als ‘vraag’. Iemand anders kan hierop reageren. Als de vragensteller vindt dat de vraag beantwoord is, kan hij de respons markeren als ‘antwoord’. Op deze manier kun je dus een centrale Q&A opzetten wat een keurig overzicht geeft van openstaande en beantwoordde vragen.

aanbevelingen (of social analytics)

Iedereen kent de functionaliteit van BOL.com of Amazon  ‘andere lezers van dit boek, kochten ook…’. Aanbevelingen dus. Deze zitten nu ook in Lotus Connections:
- er worden mensen aanbevolen voor je netwerk
- andere blogentries
- andere Files
etc.

menustructuur

De menustructuur is veranderd. Hij werd een beetje vol en je kon maar naar een beperkt aantal plekken navigeren. Dit is opgelost, je kunt gemakkelijker naar diepergelegen plekken komen en dus minder klikken.

informeren

Lotus Connections zit tjokvol RSS. RSS is een manier om je te abonneren op informatie. Het probleem met RSS is dat het een gemiddelde gebruiker veel moeite kost om in te richten. Het blijft een beetje technisch. Connections 3 heeft nu de mogelijkheid om zaken te ‘volgen’. Je kunt dus specifieke blogs, wiki’s, communities, personen, bestanden, bookmarks etc. volgen om zo je op maat te laten informeren.

Missen we nog wat in Connections?

Tuurlijk, ik heb nog een hele wensenlijst. Het gebied van bestanden vind ik het nogal wazig bijvoorbeeld. Je kunt bestanden kwijt in Files, uploaden in een blog, toevoegen aan een wiki pagina en toevoegen in Activities. Teveel opties.

Maar wat ik vooral lastig vind, is dat je weinig structuur in Connections kunt aanbrengen. Het blue van het geheel. Ik zou graag lichtgewicht CMS functionaliteiten zien, zodat je een homepage kunt inrichten. Of dat je bijvoorbeeld voor elk onderdeel een pagina kunt maken met uitleg, maar vooral wat zaken extra kunt belichten. De HR community bijvoorbeeld een prominente plek geven of de MarCom wiki. Bij e-office hebben we hier zelf wat voor gemaakt. Een lichtgewicht CMS dat uitstekend integreert met Lotus Connections, maar ik had het graag in Lotus Connections zelf gezien.