Bij e-office hebben we zo’n twee weken geleden een cursus Getting Things Done (GTD) gevolgd, gegeven door Meereffect. Voor degenen die GTD niet kennen:
Getting Things Done, in het algemeen afgekort tot GTD, is een actiegebaseerde managementmethode, en de titel van een boek door David Allen.
GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken.
yellow & blue
Bij e-office zijn we al een tijd bezig om het proces en de creatieve mens in balans te krijgen. Dit inzicht is verworden tot yellow & blue. We hebben deze blauwe cursus gekregen om juist weer ruimte te maken voor gele dingen in je hoofd en dus ook in je werk.
mijn doelen
Mijn doel van de cursus was om weer gefocust te kunnen werken. Ik had het vaak zo druk dat ik van zottigheid niet meer wist waar ik moest beginnen. Door dat gebrek aan overzicht ging ik dan maar weer even wat RSS feeds checken of even kijken of er op Twitter weer wat leuks langs kwam (voelde als een soort van spijbelen). Daarnaast had ik thuis hetzelfde, tientallen klusjes waarvan ik niet wist waar ik moest beginnen en dus maar gewoon lekker een boek lezen (OK, OK… een game spelen op de PS3).
niet alleen in Notes
Nu is GTD erop gericht om alle stuff (oa je e-mail inbox) te verzamelen en een plek te geven (en dat kan ook delegeren of verwijderen zijn). Alleen zag ik dat oa Meereffect Outlook gebruikte om het GTD systeem op te zetten. En ik wil juist een beetje uit de inbox. Daarnaast wil ik ook thuis gemakkelijk bij mijn overzicht komen, zonder in te hoeven loggen in mijn werk e-mail. Bovendien wilde ik toegang via alle kanten zoals Web, Rich Client, Mobile en wellicht straks ook via de iPad. Nu wist ik dat Roland Hameeteman behoorlijk enthousiast was over Evernote, dus besloten om Evernote te gebruiken om GTD in te richten.
Evernote
En ik moet zeggen, Evernote heeft zijn reputatie meer dan waar gemaakt, wat een geniaal product. Mijn inrichting heb ik geheel overgenomen uit deze blog.
Ik ben begonnen met het inrichten van mijn tags op de GTD manier: Next Actions, Waiting for, Someday Maybe en Projects. Het geniale van Evernote is dat je hierarchische tags kunt aanmaken, zoals je kunt zien bij Next Action. Alles wat ik in Evernote stop, heeft nog geen tags en ik heb een saved search gemaakt op alle Notes zonder tags. Deze saved search is mijn stuff box binnen Evernote. E-mails waar ik wat mee wil, forward ik naar Evernote. Evernote is namelijk in staat om e-mail te ontvangen. De hashtag in het onderwerp wordt de tag in Evernote, zodat je direct een note op de juiste plek kunt zetten. Ik gebruik zelf nog een klein papieren boekje voor alles wat me te binnenschiet en als ik in de auto zit gebruik ik de BB app om bijvoorbeeld een voicememo door te sturen naar Evernote.
Ik wijk af van GTD door mijn archief op twee plekken te hebben. De mailtjes die ik krijg voor klantprojecten of andere e-office dingen houd ik in mijn Lotus Notes folders, de rest gaat in Evernote.
tot nu toe
Ik ben nu twee weken bezig met GTD en ik moet zeggen. Werkt geweldig. Wat voor mij onderscheidend is aan GTD, is de verdeling naar context (at home, at the office, call) Als ik in de auto zit kan ik via mijn Blackberry de telefoontjes zien die ik nog moet plegen. Als ik op kantoor ben zie ik de dingen die ik alleen daar kan doen en als ik thuis ben zie ik mijn thuis klusjes. Wat lekker is, is dat ik snel acties kan oppikken ook al heb ik maar 10 minuten. Op die manier ben ik dus simpelweg effectiever.
Ik werk nog te kort met GTD om te zeggen dat ik meer ruimte heb voor creativiteit, maar als mijn eerste geniale idee te binnen schiet zal ik het melden :)
